Trong bối cảnh các cơ quan Đảng, Nhà nước đang đẩy mạnh quá trình chuyển đổi số, việc lưu trữ tài liệu điện tử không còn là lựa chọn mà trở thành yêu cầu thiết yếu để bảo đảm hoạt động ổn định, minh bạch và hiệu quả. Tài liệu số giờ đây không chỉ là phương tiện lưu trữ thông tin mà còn là căn cứ pháp lý, là tài sản số quý giá của quốc gia. Tuy nhiên, nếu không được quản lý, bảo quản và xác thực đúng cách, tài liệu số có thể bị thất thoát, hư hỏng, giả mạo hoặc trở nên vô dụng theo thời gian. Đó chính là lý do vì sao việc ban hành Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia QCVN 16:2025/BQP về xác thực lưu trữ tài liệu số lâu dài mang ý nghĩa đặc biệt quan trọng.
Trong nhiều thập kỷ qua, lưu trữ văn bản giấy đã là một phần quan trọng trong công tác hành chính – từ quản lý hồ sơ cán bộ, tài chính, pháp lý cho tới các tài liệu có giá trị lịch sử, bảo mật. Tuy nhiên, với sự phát triển nhanh chóng của công nghệ thông tin, việc chuyển đổi từ tài liệu giấy sang tài liệu điện tử là xu hướng không thể đảo ngược. Hồ sơ công vụ, báo cáo điều hành, các quyết định, công văn… đang dần được số hóa để thuận tiện hơn trong tra cứu, chia sẻ và tiết kiệm chi phí.
Tuy nhiên, khác với lưu trữ giấy, tài liệu số đối mặt với nhiều rủi ro hơn: dễ bị chỉnh sửa mà không để lại dấu vết, nguy cơ hư hỏng định dạng, mất dữ liệu khi thay đổi công nghệ hoặc phần mềm, và quan trọng nhất là khó xác minh tính nguyên gốc nếu không được xác thực đúng cách ngay từ đầu. Đó là lý do vì sao một hệ thống lưu trữ số không thể chỉ dựa vào việc “sao lưu” mà cần được xây dựng theo những chuẩn mực rõ ràng, có khả năng đảm bảo tài liệu còn nguyên vẹn, có thể đọc hiểu và chứng minh được tính xác thực bất cứ lúc nào trong tương lai.
Quy chuẩn QCVN 16:2025/BQP do Bộ Quốc phòng ban hành, chính là văn bản đầu tiên ở cấp quốc gia đưa ra các yêu cầu kỹ thuật bắt buộc nhằm đảm bảo việc lưu trữ lâu dài tài liệu số của các cơ quan Đảng và Nhà nước. Mục tiêu của quy chuẩn là thiết lập một hành lang tiêu chuẩn, thống nhất và có thể kiểm chứng được cho toàn bộ quá trình lưu trữ – từ khâu tạo lập, xác thực, lưu giữ đến khai thác tài liệu sau này.
Điểm cốt lõi của quy chuẩn là yêu cầu các tài liệu lưu trữ phải đảm bảo ba yếu tố chính: tính toàn vẹn, tính xác thực và tính khả dụng lâu dài. Tính toàn vẹn nghĩa là nội dung tài liệu không bị thay đổi, chỉnh sửa hoặc hư hại trong suốt thời gian lưu trữ. Tính xác thực đảm bảo rằng tài liệu có thể chứng minh được nguồn gốc, thời điểm tạo lập và chưa từng bị can thiệp. Còn tính khả dụng hướng tới việc tài liệu luôn có thể truy cập và đọc được, bất chấp sự thay đổi của công nghệ theo thời gian.
Điều đáng chú ý là quy chuẩn không chỉ dành riêng cho những tài liệu có giá trị lịch sử hay mật mã cao, mà áp dụng cho toàn bộ hệ thống tài liệu công được xác định phải lưu trữ lâu dài, từ hồ sơ hành chính đến dữ liệu số trong các hệ thống thông tin của Nhà nước. Điều này mở đường cho một hệ thống lưu trữ số đồng bộ, liên thông và đáng tin cậy trên toàn quốc, từ trung ương tới địa phương, từ văn phòng chính phủ đến các đơn vị hành chính cấp cơ sở.
Việc áp dụng quy chuẩn cũng đặt ra yêu cầu mới cho các cơ quan trong việc nâng cấp hệ thống quản lý tài liệu, đào tạo nhân lực và tích hợp giải pháp lưu trữ an toàn trong các quy trình xử lý văn bản, hồ sơ công vụ. Đó là một thách thức không nhỏ nhưng cũng là cơ hội để đẩy nhanh quá trình hiện đại hóa nền hành chính, tiết kiệm chi phí lưu trữ vật lý, giảm thiểu sai sót và tạo ra sự minh bạch, nhất quán trong toàn bộ hoạt động công vụ.
Với QCVN 16:2025/BQP, Việt Nam đang có một công cụ pháp lý và kỹ thuật quan trọng để bảo vệ tài sản số quốc gia, xây dựng niềm tin số và hướng đến một nền hành chính hiện đại, minh bạch và bền vững.
Nguồn: Vietq.vn
